Pengadaan Tender, Pengaturan dan Tahapan – Tahapan dalam Tenderisasi Pemerintah.

Pengadaan Tender, Pengaturan dan Tahapan – Tahapan dalam Tenderisasi Pemerintah.

Pertanyaan:

Halo pak leg, saya merupakan suatu UMKM yang sedang bergerak dalam pengadaan tender, kira – kira berkas – berkas apa sajakah yang harus saya siapkan untuk persiapan dan tahapan – tahapan apa sajakah dalam pengadaan tender?

Jawaban :
Pengadaan tender umum perusahaan
Menurut Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan barang dan jasa pemerintahan atau biasa disebut perpres tenderisasi, menjelaskan definisi dari pengadaan dalam pasal 1 ayat 1 adalah “Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang pro sesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.” 
Tender dapat artikan lelang atau sistem jual beli yang dilakukan suatu pihak dengan cara mengundang vendor (penjual atau penyedia) untuk mempresentasikan harga dan kualitas yang dibutuhkan. Harga dan kualitas yang terbaiklah, nantinya yang akan menjadi pemenang. Lelang atau sistem tender sangat digemari terutama oleh perusahaan-perusahaan, mengingat jumlah nominal dan durasi kontrak dalam suatu lelang sangat besar dan bervariasi. 
Lalu siapa yang mengadakan lelang atau tender? Sebetulnya siapapun bisa mengadakan suatu lelang, namun umumnya penyedia lelang atau tender adalah pemerintah. Untuk mengadakan suatu lelang (jenis lelang tertentu), maka pihak lelang biasanya akan mengumumkan iklan lelang melalui berbagai media seperti Koran ataupun situs.
Oleh karena itu, saat ini beberapa instansi pemerintah maupun swasta memuat semua tender dan investasi mereka di media agar siapapun dapat mengikutinya.
Mengikuti tender merupakan salah satu upaya meningkatkan nilai usaha dan memperluas jaringan kerja. Adapun mengenai jenis perusahaan yang bisa menjadi peserta tender ialah seluruh badan usaha berskala mikro, kecil, menegah atau besar yang legal secara administrasi. 
Selain itu, jika perusahaan akan mengikuti tender, maka harus siap untuk selalu membuka wawasan dan pengetahuan akan berbagai hal terutama yang berkaitan dengan informasi harga-harga.
Dengan adanya digital platform saat ini pencarian tender menjadi lebih mudah. Apalagi sejak hadirnya aplikasi berbasis mobile, seluruh pencari tender dapat mengakses hanya melalui smartphone secara real time.
Persyaratan Mengikuti Tender
Mengikuti tender memiliki syarat dan ketentuan yang berlaku hal ini guna memperlancar proses filterisasi oleh badan pengawas tender. Berikut ini uraiannya:

1. Perhatikan kualifikasi persyaratan yang dibutuhkan dan peraturan perusahaan yang menawarkan tender.
2. Riset hal apa yang dapat membantu bisnis Anda bila tender tersebut berhasil dimenangkan.
3. Pastikan modal cukup untuk menjalankan pekerjaan yang diminta oleh pemberi tender.
4. Periksa kesiapan seluruh sumber daya baik itu peralatan, sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.
5. Yakin bahwa tender tersebut dapat meningkatkan profit pada usaha Anda.

Setelah Anda memahami tujuan dari mengikuti tender maka saatnya untuk mempersiapkan hal-hal yang dapat memenangi tender diantaranya:

1. Kelegalan perusahaan dibuktikan dengan Akta Perusahaan, Tanda daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
2. Mencari Informasi pengadaan yang tersedia di media massa atau pada portal e-procurement milik pemerintah daerah, atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan seperti Eproc.
3. Apakah proposal penawaran dengan harga yang sesuai dengan memperhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pekerjaan yang diminta? Periksa dokumen lelang/tender untuk mengetahui metode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh Panitia Pelelangan.
4. Telitilah dalam pengisian dokumen penawaran. Perhatikan instruksi yang diberikan. Jangan merubah setiap deskripsi dalam dokumen tersebut.
5. Hindarilah upaya mengintimidasi peserta tender lainnya. Saling menghormati dan berlaku sopan akan lebih banyak menimbulkan simpati.
6. Jika Anda telah memenangi tender tersebut, berikan barang dan jasa yang sesuai dengan kualitas, type, jenis, jumlah sesuai dengan dokumen penawaran yang telah Anda buat.

Jika hal-hal tersebut telah dipahami maka mendaftarkan diri akan menjadi peserta lelang akan menjadi lebih mudah.
Tahapan Proses Tender
Panitia pengadaan adalah panitia lelang atau panitia pemilihan langsung atau panitia penunjukan langsung yang ditugasi untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa oleh kepala kantor/ satuan kerja/ pemimpin proyek/ bagian proyek yang disamakan.
Berikut ini adalah tahapan umum dalam tender yang mungkin perlu Anda ketahui:

1. Tahap Pertama, undangan untuk mengikuti tender. Umumnya, perusahaan atau vendor yang mendapat undangan tersebut adalah mereka yang sudah biasa mengikuti tender. Dalam beberapa kasus, bisa saja perusahaan mengundang pula perusahaan lain yang belum pernah mengikuti tender sebelumnya.
2. Tahap kedua, penjelasan tender. Pada tahap ini, seluruh peserta yang diundang diberi penjelasan secara terbuka tentang proyek yang ditenderkan, cara penilaian, serta persyaratan legal dan teknisnya. Untuk bisa masuk ke tahap berikutnya, perusahaan yang baru diundang harus bisa memenuhi syarat legalnya, antara lain kopi akte notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan sebagainya.
3. Tahap ketiga adalah pengajuan proposal teknis. Untuk proyek yang dianggap kecil nilainya, perusahaan biasanya tidak mengisyaratkan biaya tender. Tetapi untuk proyek yang dianggap besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses tender selesai.
4. Tahap Keempat, undangan presentasi proposal. Perusahaan akan memilih dari sekian banyak yang memasukkan, mana yang akan dipanggil untuk presentasi berdasarkan penilaian proposal teknis.
5. Tahap kelima, presentasi proposal. Masing-masing perusahaan atau vendor diberi kesempatan untuk melakukan presentasi di hadapan tim penilai. Pada tahap ini biasanya peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang bisa diterbitkan oleh bank atau asuransi). Bank garansi ini boleh juga disebut sebagai perjanjian. Isinya adalah garansi kalau proyek tidak bisa diselesaikan maka uang yang ditaruh di bank garansi akan menjadi hak milik pemberi tender dan tidak bisa dicairkan oleh vendor.
6. Tahap keenam adalah pengumuman hasil presentasi. Pada tahap ini diumumkan hasil presentasi masing-masing perusahaan. Yang lolos tahap ini akan diundang dalam tahap berikutnya, yakni auction dengan memasukkan harga.
7. Tahap terakhir, auction. Inilah kesempatan perusahaan pemberi tender untuk mencari pemenang dengan solusi paling bagus dengan harga paling bagus. Pemenang auction inilah yang secara resmi ditunjuk sebagai pemenang tender. Pada tahap ini baru muncul agreement untuk pelaksanaan proyek, yang terdiri dari beberapa hal. Biasanya soal garansi, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.

Untuk mendapatkan harga terbaik dalam suatu tender tentu tak semudah membalikkan telapak tangan. Asumsinya adalah kita akan bersaing dengan perusahaan peserta tender lainnya dengan harga termurah tapi berkualitas. Menentukan harga termurah dan berkualitas tetapi tetap mempunyai margin keuntungan itu adalah sesuatu yang sulit. Caranya adalah pelajari harga pasar, kemudian kita carilah beberapa penyedia barang dan jasa yang sekiranya bisa memberikan harga di bawah standar dengan kualitas terbaik, lalu perkuat komitmen kita dengan relasi tersebut.
Pasal 73 Peraturan President Nomor 16 Tahun 2018 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 14 Tahun 2018 tentang LPSE.
LPSE dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik juga wajib memenuhi persyaratan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Layanan yang tersedia dalam Sistem Pengadaan Secara Elektronik saat ini adalah tender yang ketentuan teknis operasionalnya diatur dengan Peraturan Lembaga LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Tata Cara E-Tendering.
Selain itu, LKPP juga menyediakan fasilitas Katalog Elektronik (e-Catalogue) yang merupakan sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah, proses audit secara online (e-Audit), dan tata cara pembelian barang/jasa melalui katalog elektronik (e-Purchasing).
Cara Mendaftar di LPSE
Semua proyek pemerintah, baik pemerintah daerah maupun pemerintah pusat, harus melalui LPSE. Jika perusahaan anda belum memiliki akun LPSE, maka segera mendaftar di LPSE terdekat di kota Anda.
Sekali terdaftar, akun LPSE bisa digunakan di semua LPSE lembaga di seluruh Indonesia. Misal, Anda mendaftar di LPSE DKI Jakarta namun ingin ikut tender LPSE di Jawa Tengah (mungkin karena Perusahaan Anda punya cabang di sana), maka Anda hanya perlu masuk ke LPSE Provinsi Jawa Tengah atau mungkin LPSE Kota Semarang dengan menggunakan akun yang didaftarkan di DKI Jakarta.
Pendaftaran secara online dan offline

1. Mendaftar secara online

1. Penyedia harus memiliki email
2. Akses website LPSE kota terdekat, contoh di Bantul http://lpse.bantulkab.go.id kemudian klik tulisan ”mendaftar sebagai Penyedia barang/jasa”
3. Masukan email perusahaan di halaman Pendaftaran,
4. Setelah mengisi form pendaftaran online, siapkan berkas-berkas yang harus dilengkapi, yaitu:
   • KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan (salinan)
   • NPWP (asli dan salinan)
   • Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Izin Jasa Konstruksi (SIUJK)/Izin usaha lain sesuai bidang masing-masing (asli dan salinan)
   • Tanda daftar perusahaan (TDP) (asli dan salinan)
   • Surat keterangan domisili usaha/SITU (asli dan salinan)
   • Akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (asli dan salinan)
   • Untuk badan usaha PT (Perseroan Terbatas) melampirkan pengesahan akta yang diterbitkan oleh Kementerian Hukum dan HAM (asli dan salinan).
   • Print formulir keikutsertaan yang telah diisi dan ditandatangani di atas materai.
   • Print formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap (identitas perusahaan, akta, izin usaha, pemilik, pengurus, dan staf ahli).
5. Berkas-berkas yang sudah lengkap dibawa ke kantor unit LPSE di mana anda mendaftar, untuk dilakukan Verifikasi Perusahaan.
6. Setelah dilakukan verifikasi dan diterima, user id dan password akan diaktifkan dan penyedia barang/jasa dapat mengikuti proses Lelang Elektronik di LPSE Kota /kabupaten tersebut.

Setelah melakukan proses pendaftaran secara online, calon penyedia melakukan proses pendaftaran secara offline dengan datang langsung ke LPSE setempat.

1. Mendaftar secara offline

Pendaftaran offline ini dilakukan oleh pimpinan perusahaan ataupun orang yang dikuasakan. Pada pendaftaran offline ini dibutuhkan berkas pendukung yang harus diserahkan ke kantor LPSE, yaitu:

1. KTP direksi/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan (fotokopi);
2. NPWP (fotokopi);
3. Surat Izin Usaha Perusahaan (SIUP)/Surat Izin Jasa Konstruksi (SIUJK)/izin usaha sesuai bidang masing-masing (fotokopi);
4. Tanda daftar Perusahaan (fotokopi);
5. Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan yang telah diunduh, di-print dan diisi lengkap.

Berkas-berkas tersebut dimasukkan ke dalam amplop tertutup dan diserahkan dengan melampirkan berkas asli pada amplop yang berbeda. Dokumen tersebut akan diperiksa oleh Verifikator dan dokumen yang asli akan dikembalikan.
Maka dari itu pastikan persiapan dan perizinan perusahaan anda di https://www.Documenta.id/ untuk pemenuhan persyaratan tender.